Göteborg: Skoladministratör med ledningsfunktion

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Institutionen för ekonomi och samhälle, Handelshögskolan vid Göteborgs universitet utlyser en tjänst som utbildningsadministratör. Institutionen bedriver utbildning och forskning inom tre olika ämnesområden; ekonomisk historia, kulturgeografi samt innovation, entreprenörskap och management av intellektuella tillgångar. De olika ämnesområdena inom institutionen skapar möjligheter till tvärvetenskaplig utbildning och forskning.

Institutionen är uppdelad i tre avdelningar och har en gemensam administration, som ansvarar för studie-, forsknings-, ekonomi – och personaladministration och kommunikation samt ledningsstöd. Institutionen har totalt ca 70 medarbetare varav åtta arbetar med den gemensamma administrationen vid institutionen. Inom utbildningsadministrationen finns idag tre administratörer som arbetar i team tillsammans.

Arbetsuppgifter

Arbetet som utbildningsadministratör innebär att du administrerar grundutbildningens kurser vid institutionen för ekonomi och samhälle tillsammans med ytterligare utbildningsadministratör. Utbildningsadministrationen arbetar i team och arbetet planeras löpande. Du är ett administrativt stöd till utbildningshandläggare, ämneskoordinatorer och lärare, samt arbetar direkt mot studenterna.

Som utbildningsadministratör tar du ansvar för olika uppgifter inom utbildningsadministration såsom ansvara för planering av scheman och bokning av lokaler. Du ansvarar för förberedelserna av digitala tentor: bokning av tentamenslokaler, skapa aktivitetstillfällen i Ladok, aktivera tentamen i Disa, sätta deadlines för lärare (frågor, rättning) aktivera och avboka tentaplatser.

Du arbetar med löpande kursadministration och har mycket kontakt med presumtiva och registrerade studenter, till exempel att svara på frågor, omregistreringar, avbrott på kurs, studieuppehåll och pedagogiskt stöd samt delta på introduktion vid kursstart. Du ansvarar för att organisera studentevent såsom inspirationskvällar, arbetsmarknadsdag och andra aktiviteter för registrerade studenter.

I tjänsten ingår även andra administrativa arbetsuppgifter:


• Ansvara för gästforskarservicen vid institutionen. Du skriver avtal med gäster som ska kopplas till institutionen, samt beställa resor för dessa samt hjälpa till med behörigheter såsom x-konto, passerkort och e-post. Backup reseräkningshantering.
• Inneha rollen som institutionens IT-samordnare, vilket innebär att ha överblick över institutionens verksamhetsområden och deras behov av IT-tjänster och du har kontroll över institutionens IT-utrustning samt inköp av dessa.
• Vara institutionens inköpskoordinator, vilket innebär att köpa in varor samt vara uppdaterad om Göteborgs universitets avtal och upphandlingsregler.

Annan administration kan komma att ingå i rollen och variera över tid beroende på institutionens behov och bemanning.

Arbetet som utbildningsadministratör innebär många kontakter både inom och utanför institutionen, vilket ställer höga krav på kommunikations- och samarbetsförmåga. Du förväntas hålla dig informerad om styrdokument och regelverk för studier och utbildning samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper.

Kvalifikationer

Du har en utvecklad känsla för service och tycker om att tidvis arbeta i högt tempo. Du har ett proaktivt synsätt och har lätt för att identifiera och lösa de uppgifter som uppkommer. Arbetet kräver god samarbetsförmåga, samtidigt som du klarar av att självständigt fullfölja arbetsuppgifterna. Som person är du noggrann och strukturerad, är ansvarsfull och du trivs med att arbeta administrativt. Du är nyfiken på att lära och har en vilja att sätta dig in i nya arbetsuppgifter.

Krav

- Universitets- eller högskoleexamen inom administration, offentlig förvaltning eller liknande ämne som arbetsgivaren bedömer motsvarande samt god administrativ kunskap och erfarenhet.

- Goda språkkunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.

Meriterande

- Tidigare erfarenheter inom utbildningsadministration och de regelverk som där gäller

- Erfarenhet av universitetets studieadministrativa system såsom Ladok, TimeEdit, Canvas, NYA, Akeneo och GUDOK

- Erfarenhet av administrativa systemen Primula och POP.

- Intresse för IT-frågor

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Anställning

Anställningen är ett vikariat t o m 2025-07-31 med en omfattning på 100% med placering vid institutionen för ekonomi och samhälle. Tillträde för anställningen är 2024-08-01 eller enligt överenskommelse. Institutionen kan komma att tillämpa provanställning.

Tillsättningsförfarande

I urvalsprocessen är det aktuellt med bland annat intervjuer och granskning av sökandes referenser.

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta:

Liselotte Falk Johansson, administrativ chef

031-786 4750 Liselotte.Falk@gu.se

Sofia Wikner, personalhandläggare

031-786 5794 Sofia.Wikner@gu.se

Fackliga organisationer

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: http://www.gu.se/omuniversitetet/aktuellt/lediga-jobb/fackliga-kontaktpersoner

Ansökan

Bifoga i ansökan: Personligt brev, CV, Examensbevis, Intyg, Referenser, Övriga dokument, relevanta för ansökan (Ange tydligt ditt personnummer i ansökan) 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2024-05-09

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Institutionen för kliniska vetenskaper är jämte fem andra institutioner en del av Sahlgrenska akademin med drygt 260 anställda och cirka 400 doktorander. Här bedrivs forskning och utbildning som sätter människans hälsa och livskvalitet i fokus. Institutionen för kliniska vetenskaper utgörs av fyra sektioner och 16 olika ämnesområden (avdelningar).

Den administrativa stödverksamheten vid Institutionen för kliniska vetenskaper består av 24 personer som arbetar inom HR, ekonomi, utbildningsadministration, kommunikation och IT. Verksamhetsstödet leds av en administrativ chef. Huvuddelen av institutionens administration har sin placering inom Sahlgrenska universitetssjukhusets miljöer där forskare och lärare är aktiva.

Institutionens utbildningsvolym har succesivt ökat och vi söker nya kollegor som vill vara framtida nyckelspelare i vår grupp av utbildningsadministratörer. Inom Institutionen för kliniska vetenskaper ansvarar vi för ett antal kurser på grund- och avancerad nivå, bland annat på läkarprogrammet, sjukhusfysikerprogrammet och röntgensjuksköterskeprogrammet, men har även forskarkurser och andra utbildningsuppdrag. Institutionen bedriver även, i samarbete med Regionalt cancercentrum i väst, Kliniska forskarskolan för doktorander. 

Arbetsuppgifter 
Att arbeta som utbildningsadministratör är ansvarsfullt och varierande. Arbetet är självständigt och du har en central roll som administrativt ansvarig för din kurs, termin eller program, vilket innebär ett nära samarbete med program- och kursledare, amanuenser, lärare samt med övriga kollegor inom institutionens utbildningsadministration. Du är även ett stöd till studenterna i administrativa frågor som rör utbildningen. 

I anställningen ingår i huvudsak hantering av administrativa utbildningsärenden inom den Kliniska forskarskolan. Förrutom arbetsuppgifter inom den Kliniska forskarskolan är du involverad i annan kursverksamhet inom institutionen. I arbetsuppgifterna ingår bland annat antagningsärenden, schemaläggning och lokalbokning, administration av kurssidor på lärplattform, resultatrapportering, hantering av examinationer, forskarutbildningsadministration och arkivering. En viktig del är arbetet med olika administrativa stödsystem som Ladok, Canvas, FUBAS och DISA. Även andra arbetsuppgifter inom administration kan komma att ingå och arbetsuppgifterna anpassas efter verksamhetens behov. 

Kvalifikationer 
Du har en för tjänsten relevant högskoleutbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Erfarenhet från att ha arbetat med utbildningsadministration inom högskola/universitet värderas högt liksom erfarenhet av studieadministrativa system. Du är van att arbeta i olika IT-system och gillar digital utveckling. 

Som person är du strukturerad, månar om hög kvalitet och har förmåga att driva ditt arbete framåt. Du har utvecklad känsla för service och är pragmatisk och kommunikativ. Arbetet innebär mycket kontakter både internt och externt, något som ställer höga krav på god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska. Du värnar om goda relationer och bidrar med lösningsfokus och ett konstruktivt förhållningssätt i dina samarbeten. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. 

Anställning 
Anställningen är tillsvidare på heltid med placering tills vidare vid Institutionen för kliniska vetenskaper. Tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. 

Kontaktuppgifter för anställningen 
Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta biträdande administrativ chef, Anna Carlsson på tfn: 031-786 57 17, mail: anna.carlsson.2@gu.se
 

Fackliga?organisationer 
Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här:?https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande 

 

Ansökan 
Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. 

Ansökan ska vara inkommen senast: 2024-04-08

 

Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning.

Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.

OM JOBBET
Vinga folkhögskola är en dynamisk och expansiv folkhögskola i centrala Göteborg. Hos oss studerar vuxna människor i olika åldrar och med olika bakgrunder, för att läsa in ämnesbehörigheter inom Allmän kurs eller fördjupa sig i bibel, teologi och ledarskap. På skolan är vi runt 180 deltagare och 25 medarbetare. Vi som jobbar på skolan har ett stort engagemang för att se människor växa och utvecklas, och alla i personalen arbetar på olika sätt med att hjälpa deltagarna att nå sina mål och drömmar.
Huvudmannen för skolan är Pingstförsamlingarnas skol- och kursverksamhet (PSK), som också driver folkhögskolorna Kaggeholm, June, Mariannelund och Umeå. Kontakten mellan skolorna är mycket god och på varje skola finns en rektor och administrativ personal.
Vår skola startades 2018 och är en av Sveriges nyaste folkhögskolor. Under fem år har personalen tillsammans med deltagare format och utvecklat den verksamhet och den anda som råder på Vinga folkhögskola. Som medarbetare hos oss vågar vi lova att du kommer få utmanas och utvecklas i en spännande och ständigt föränderlig miljö. I detta nu förbereds en flytt av hela skolan till nybyggda och verksamhetsanpassade lokaler i Frihamnen. Flyttlasset går i juni - kanske är du en av dem som hänger med?!
ARBETSUPPGIFTER
Som administratör hos oss har du en central och viktig roll på skolan. Du har egna ansvarsområden men arbetar också nära andra. Du samarbetar främst med rektor och andra medarbetare, men interagerar också mycket med våra deltagare. Du kommer att ha kontakt med besökare och en mängd externa aktörer såsom myndigheter, företag, andra skolor och verksamheter.
Dina arbetsuppgifter kommer bland annat vara:
Registrering av kurser och deltagare i administrativa tjänsten Schoolsoft
Administrativt stöd till rektor och pedagogisk personal
Vägledning och stöd till deltagare i diverse frågor gällande bland annat CSN, information och olika intyg
Hantering av fakturor internt och externt, via vårt ekonomisystem Agresso
Arbetsledning av skolans servicepersonal

Tjänsten är inte renodlat administrativ, utan det finns utrymme att vara engagerad i skolans verksamhet på fler sätt. Vi vill gärna att du är delaktig i arrangemang av trivselaktiviteter för personal och skolgemensamma aktiviteter, samt medverkar vid utformning av skolans nya lokaler. Om du har ett intresse för marknadsföring finns det även möjlighet att arbeta med det på olika sätt.
KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som är organiserad, strukturerad och ivrig att lära dig nya saker. För att lyckas i uppdraget är det viktigt att du är flexibel, driven och serviceinriktad. En förutsättning är att du kan arbeta självständigt och samtidigt ha en god samarbetsförmåga med andra.
Utöver de administrativa uppdragen har du ett intresse för folkbildning. Du ser till verksamheten som helhet och har ett driv att utveckla skolan tillsammans med oss. Du har förmågan att tänka nytt och se möjligheter i förändringar. Du har ett positivt och inkluderande förhållningssätt och kommunicerar utifrån ett lösningsfokuserat perspektiv i mötet med kollegor, deltagare och besökare.
I tjänsten som administratör vill vi att du:
är serviceinriktad med ett professionellt förhållningssätt
är driven och målmedveten i ett självständigt arbete samtidigt som du trivs att samverka med andra
har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom folkhögskolan
har en eftergymnasial utbildning (en formell utbildning är en fördel, men inget krav)

Vi ser att du delar vår kristna tro och gärna har en aktiv församlingsgemenskap. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Vi ser fram emot din ansökan!